Automatiser le chiffrage des devis dans la menuiserie
Une entreprise du secteur des fermetures abandonne ses tableurs et ses ressaisies pour un logiciel sur mesure qui chiffre les devis automatiquement à partir des tarifs fournisseurs, et centralise devis, commandes et factures.
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plus rapide pour chiffrer un devis, de l'heure aux minutes
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ressaisie de tarif, les prix fournisseurs sont toujours à jour
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seul outil, du devis à la facture payée
- Secteur
- Menuiserie / fermetures
- Taille
- 20 personnes
- Besoin
- Chiffrage des devis et gestion du cycle commercial
- Services
- Logiciel métier, automatisation
Le contexte
Dans la fermeture et la menuiserie, chiffrer un devis est un métier à part entière. Il faut connaître les gammes, lire des tarifs fournisseurs de plusieurs centaines de pages, appliquer les bons coefficients, jongler avec les remises et les poses. Cette entreprise savait le faire, mais tout reposait sur des tableurs, de la mémoire et beaucoup de recopie.
Résultat : des devis longs à sortir, des erreurs de prix qui grignotaient la marge, et une information éparpillée entre le tableur du chiffrage, le papier des commandes et le logiciel de facturation. Chaque étape recommençait la précédente.
Ce qui bloquait
Un chiffrage lent et fastidieux
Chaque devis obligeait à fouiller des catalogues fournisseurs de plusieurs centaines de pages, à recopier les prix à la main, puis à appliquer coefficients, remises et poses un par un.
Des erreurs qui coûtent cher
Une référence mal recopiée, un coefficient oublié, et la marge partait en fumée, ou le devis passait à côté de l'affaire.
Des outils éparpillés
Devis dans Excel, commandes sur papier, factures dans un autre logiciel. Aucune vue d'ensemble, des ressaisies partout, et des informations perdues entre les étapes.
Ce que nous avons construit
Un logiciel métier construit autour de leur façon de chiffrer, qui automatise les calculs sans rien enlever à leur savoir-faire, et relie toutes les étapes de la vente.
Les tarifs fournisseurs importés en un clic
Les catalogues Excel des fournisseurs deviennent des bibliothèques de prix exploitables. Plus besoin de feuilleter : tout est dans l'outil, et à jour.
Le chiffrage automatique
On choisit la gamme, les options, les dimensions : le prix se calcule seul, coefficients et remises compris. Un devis fiable en quelques minutes.
Des devis clairs et professionnels
Impression soignée, calée pour l'enveloppe à fenêtre, avec mentions légales, conditions de règlement et signature. L'image de l'entreprise, à chaque envoi.
Du devis à la commande, sans ressaisie
Un devis accepté devient une commande, puis une commande fournisseur, en gardant les mêmes données. Rien à retaper.
La facturation et les encaissements suivis
Factures rattachées au devis, TVA ventilée, soldes suivis, facture acquittée automatiquement dès que le compte est à zéro.
Chacun à sa place
Droits par rôle, sous-traitants, agenda et messagerie : toute l'équipe travaille au même endroit, avec les bons accès.
Comment on s'y est pris
Par briques successives, en livrant vite quelque chose d'utilisable, plutôt qu'un gros logiciel des mois plus tard.
On a fait parler les tarifs fournisseurs
Première brique : transformer les Excel fournisseurs en bibliothèques de prix. C'est le cœur du moteur, et ce qui fait gagner le plus de temps au quotidien.
On a construit le moteur de devis
Chiffrage automatique, options, coefficients, remises, feuille de vente. On a calé les calculs sur leurs habitudes, au centime près.
On a relié la commande et la facture
Transformation du devis en commande, commande fournisseur, facturation et suivi des encaissements, sans ressaisie d'une étape à l'autre.
On a affiné avec l'usage
Impressions, droits, agenda, messagerie, sous-traitants : ajoutés au fil des retours, à mesure que l'équipe prenait ses marques.
Les résultats
Le changement le plus visible, c'est le temps. Ce qui prenait une soirée se fait maintenant en quelques minutes, avec des prix justes parce qu'ils viennent directement des tarifs fournisseurs.
Mais le vrai gain est ailleurs : tout le cycle commercial tient dans un seul outil. Un devis accepté devient une commande, puis une facture, sans jamais retaper une ligne. Moins d'erreurs, moins de temps perdu, et une vue d'ensemble que les tableurs ne donnaient pas.
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