Digitaliser un bateau-école, de l'inscription au permis obtenu
Un bateau-école de l'Oise abandonne le tableur, le téléphone et les photocopies pour une plateforme sur mesure : inscription en ligne, dossier réglementaire dématérialisé, validation par le secrétariat, paiement Stripe et réservation des séances, avec le statut de chaque candidat visible en permanence.
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tableur : le suivi des candidats n'est plus tenu à la main
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statuts de dossier, pour savoir en un coup d'œil où en est chaque candidat
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seul outil : qui a payé, qui est en formation, qui a obtenu son permis
- Secteur
- Bateau-école / formation nautique
- Taille
- Petite structure, 2 formateurs diplômés
- Besoin
- Inscriptions, dossiers réglementaires, paiements et suivi des candidats
- Services
- Site vitrine, logiciel métier, paiement en ligne
Le contexte
Un bateau-école, c'est une petite structure qui porte une charge administrative de grande entreprise. Avant de monter sur le bateau, chaque candidat doit constituer un dossier réglementaire complet : pièce d'identité recto-verso, certificat médical, photo d'identité, timbre fiscal, état civil exact, adresse d'envoi du titre. Un document manquant ou illisible, et l'inscription à l'examen recule d'autant.
Ici, tout passait par le téléphone, le mail et un tableur. Les coordonnées se notaient à la main, les pièces arrivaient au compte-gouttes, et le suivi — qui a payé, qui est en formation, qui a réussi — tenait dans un Excel qu'il fallait penser à mettre à jour. Avec deux formateurs sur le pont, chaque heure passée à relancer un dossier ou à reconstituer une information est une heure qui ne se passe pas sur l'eau.
Ce qui bloquait
Un suivi tenu dans un tableur
Qui a payé, qui n'a pas payé, qui est encore en formation, qui a obtenu son permis : tout vivait dans un Excel tenu à la main. Une ligne oubliée ou une case pas mise à jour, et l'information était fausse sans que personne ne s'en aperçoive.
Un dossier réglementaire géré à l'improviste
Pièce d'identité recto-verso, certificat médical, photo, timbre fiscal, état civil exact : il manquait toujours un document, ou il arrivait illisible. Le dossier repartait en allers-retours par mail, sans procédure, et l'inscription à l'examen prenait du retard.
Des inscriptions qui passaient toutes par le téléphone
Chaque candidat appelait, on notait ses coordonnées à la main, puis il fallait rappeler, réexpliquer les pièces à fournir et relancer. Autant d'appels que d'élèves, et des inscriptions perdues faute de réponse au bon moment.
Ce que nous avons construit
Une plateforme construite autour du parcours réel d'un candidat au permis bateau : il s'inscrit seul, dépose ses pièces, paie sa formation et réserve ses séances, pendant que le secrétariat valide et garde une vue permanente sur qui en est où.
Chaque candidat a un statut, pas une ligne de tableur
Brouillon, à valider, validé, refusé, permis obtenu : le dossier avance d'un état à l'autre, et c'est l'outil qui met à jour, pas une main sur un Excel. Le tableau de bord montre les dossiers à traiter, les commandes payées et les prochaines séances.
Le dossier réglementaire, entièrement en ligne
État civil, adresse d'envoi du titre, restrictions médicales, dépôt des cinq pièces justificatives. L'outil contrôle les formats, la taille, l'âge minimum de 16 ans, et n'autorise l'envoi que si le dossier est complet. Les documents sont stockés en privé, jamais exposés publiquement.
La validation du secrétariat en un écran
Toutes les pièces sont téléchargeables depuis la fiche du dossier. Une case à cocher par document non conforme rédige automatiquement le motif de refus, et le candidat reçoit un email qui lui dit exactement quoi corriger. Validation, refus, permis obtenu : chaque décision déclenche la bonne suite.
S'inscrire en quatre champs, sans mot de passe
Nom, prénom, email, téléphone : le candidat reçoit un lien de connexion sécurisé, valable 15 minutes. Le compte n'est créé qu'au clic sur le lien, donc chaque adresse est vérifiée d'office. Aucun mot de passe à retenir, aucun à réinitialiser.
Le paiement en ligne, et la question « qui a payé ? » réglée
Formules côtier, fluvial, pack complet et cours de perfectionnement. Chaque règlement crée une commande rattachée au candidat, avec sa facture. Les tarifs sont lus directement dans Stripe, donc jamais à recopier. Et le paiement n'est ouvert qu'aux dossiers déjà validés.
Le planning des séances en libre-service
Séances de théorie et de pratique, avec leurs lieux, leurs jauges (minimum pour être confirmée, maximum pour ne pas déborder) et les places restantes en direct. Le candidat s'inscrit et se désinscrit seul, le secrétariat garde la main sur les créneaux.
Un site fait pour être trouvé
Pages de formations côtier et fluvial, référencement local sur Compiègne et l'Oise, données structurées pour Google et plan de site automatique. Le premier contact se fait sur la page, plus au téléphone.
Le suivi qui se fait tout seul
Formule valable 12 mois, relance automatique par email à l'échéance, arrêt des relances dès que le permis est obtenu. Et une suppression de compte conforme au RGPD, qui efface aussi les documents déposés.
Comment on s'y est pris
Par étapes, en mettant chaque brique en service dès qu'elle était utile, plutôt qu'en attendant une plateforme complète des mois plus tard.
On a commencé par le site
Vitrine, pages de formations, contact et référencement local. Objectif immédiat : être visible sur Compiègne et récupérer des demandes sans passer par le téléphone.
On a dématérialisé le dossier candidat
Inscription courte, connexion par lien magique, formulaire d'état civil et dépôt des pièces justificatives. C'est la brique qui a remplacé l'improvisation par une procédure identique pour tout le monde.
On a ouvert l'espace secrétariat
Back-office séparé, avec ses propres accès : tableau de bord, dossiers à valider, candidats, séances et commandes. C'est là que le tableur a disparu : le statut de chaque candidat s'y lit directement.
On a branché le paiement et les séances
Formules et facturation Stripe, commandes rattachées à chaque candidat, validité et relances, puis planning des séances avec lieux et jauges. Le cycle complet tient enfin dans un seul outil.
On affine avec l'usage
Gestion des lieux en base, âge minimum, documents non conformes signalés en un clic, cours de perfectionnement à l'heure : ajoutés au fil des retours du terrain.
Les résultats
Le tableur a disparu. Chaque candidat porte désormais son propre statut — dossier en cours, à valider, validé, refusé, permis obtenu — et chaque règlement est rattaché à sa fiche. La question « où il en est, celui-là ? » se répond en ouvrant la liste, plus en croisant un fichier et des souvenirs.
Le dossier n'est plus géré à l'improviste : le candidat s'inscrit depuis le site, se connecte sans mot de passe, remplit les mêmes champs que tout le monde et dépose ses cinq pièces. L'outil vérifie ce qui peut l'être avant l'envoi, donc ce qui arrive au secrétariat est complet. Côté bureau, la validation se fait sur un seul écran : on ouvre les pièces, on coche celles qui ne vont pas, et le candidat reçoit un email qui lui dit précisément quoi refaire.
Le vrai changement n'est pas une fonctionnalité, c'est la continuité : de la première visite sur le site jusqu'au permis obtenu, tout est au même endroit, sans papier, sans ressaisie, et sans dépendre de qui décroche le téléphone ou de qui a pensé à mettre le fichier à jour.
Vous vous reconnaissez dans ce cas ?
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